Tanoto İhale Üyelerinin Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni - Ek5

1. VERİLERİNİZİ İŞLEYEN KİŞİ (VERİ SORUMLUSU)

TAN OTO MOTORLU ARAÇLAR SANAYİ VE TİCARET A.Ş. (“Tan Oto” veya “Şirket”) olarak kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanmasına son derece önem vermekteyiz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) uyarınca https://www.tanotoihale.com.tr/ üzerinden üye olan ve giriş yapan kullanıcıların (“İlgili Kişi”) kişisel verilerinin işlenmesi ve üçüncü kişilere aktarımı süreçlerinde, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamak adına gerekli tedbirleri almaktayız. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile KVK Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen çerçevede işlemekteyiz.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Yukarıda açıklanan çerçevede veri işlemeye konu olan kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz aşağıda sıralanmıştır.

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz, KVK Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri gereğince Şirket tarafından sizlere sağlanan hizmetin ve Şirketimiz ile olan hukuki ilişkinin niteliğine bağlı olarak;

• Basılı veya dijital formattaki sözleşme/taahhütname/formun doldurulması,
• Basılı veya dijital formattaki kartvizitin iletilmesi,
• Çağrı merkezimiz ve Şirket telefonlarımızı arayarak sözlü veya mesaj yoluyla iletilmesi,
• Şirket e-posta adreslerine e-posta gönderilmesi,
• Finansal durum tespiti için finansal kuruluşlar aracılığıyla yapılan sorgulamalar,
• Websitesi üzerinden çerezler ve IP adresi ile kullanıcı giriş-çıkış, gezinme verilerinin elde edilmesi
• Ticaret sicil kayıtları başta olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca sağlanan yöntemlerin kullanılması,

vasıtalarıyla aşağıda yer verilen amaçlar ve Şirketin faaliyet konusuna dâhil her türlü işin yasal çerçevede yürütülebilmesi ve bu kapsamda Şirketin akdi ve kanuni yükümlülüklerini tam ve gereği gibi ifa edebilmesi için elde edilmekte ve işlenmektedir.

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI VE HUKUKİ SEBEBİ

Şirket tarafından yukarıda belirtilen kişisel verilerinizden;

- Üye kayıt aşamasında istenen bilgileriniz (TCKN, Ticari Unvan, Ad,Soyad, E-posta, Şifre, Cep Tel, Adres) özellikle;

• 2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 8. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 10. Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi,
• 18. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 20. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
• 29. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 35. Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 36. Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 38. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 46. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
• 51. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 52. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

- Üye kayıt işlemi sonrası istenen bilgileriniz (Vergi Levhası, Ticaret Sicil Bilgileri, Yetki Belgesi) özellikle;

• 2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 8. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 11. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
• 16. Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
• 20. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
• 27. Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 28. Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 29. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 36. Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 38. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 46. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
• 51. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

- İhale teklifi ve satış işlemleri sürecinde işlenen verileriniz (Ad, Soyad, Cep Tel, E-Posta,Vergi Kimlik No, Vekalet ve İmza Sirküleri Bilgileri, İhale Teklif Bilgileri, -Kendi Aracı İçin İhale Açılacak İse- Araç Bilgileri/Malvarlığı Bilgisi) özellikle

• 2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 8. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 11. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
• 12. Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
• 16. Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
• 18. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 20. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
• 26. Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi,
• 27. Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 28. Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 29. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 36. Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 38. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 42. Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini,
• 43. Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 46. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
• 50. Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
• 51. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

amaçlarıyla ve ayrıca işlenen diğer kişisel verileriniz ile birlikte diğer süreçlerde genel olarak;

• 2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 8. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 10. Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi,
• 11. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
• 12. Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
• 16. Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
• 18. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 20. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi,
• 22. İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi
• 24. Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 25. Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 26. Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi,
• 27. Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 28. Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 29. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 31. Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi,
• 35. Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 36. Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 38. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 42. Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini,
• 43. Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 45. Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi,
• 46. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
• 50. Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
• 51. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• 52. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

amaçlarıyla sınırlı olarak ve KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen “kanunda açıkça öngörülmüş olması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki ve meşru menfaatleri için işlemenin zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması” hukuki sebepleri ile işlenmektedir.

Diğer taraftan yukarıda belirtilen kişisel verileriniz ve özellikle iletişim bilgileriniz, KVK Kanunu’nun 5/2-a maddesi gereği açık rızanızın bulunması halinde

• 13. Firma/ürün ve hizmetlere bağlılık süreçlerinin yürütülmesi,
• 30. Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• 32. Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
• 34. Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• 45. Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

amaçlarıyla sınırlı olarak işlenecektir.

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik her türlü idari ve teknik tedbir alınarak büyük bir titizlik ve mevzuat hükümlerine riayet edilerek muhafaza edilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN PAYLAŞILMASI

Tarafımıza iletilen kişisel verileriniz yukarıda belirtilen işleme amaçlarıyla sınırlı olarak gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile iş ortağı/tedarikçi/gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri ile paylaşılmaktadır. Ayrıca kişisel verileriniz, mail ve dosya sunucumuzun yurtdışında mukim bulunan hizmet sağlayıcı bünyesinde olması nedeniyle KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddesinde belirtilen bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine ve imzalanan Standart Sözleşme’ye dayalı olarak yurtdışına aktarılmaktadır.

Öte yandan, Şirket tarafından sağlanan iletişim kanalları (websitesi ve e-posta) dışında İlgili Kişinin bazı bilgi ve belgelerini Whatsapp üzerinden tek sefere mahsus olmak ve İlgili Kişinin kendi talep ve rızasıyla gönderilmesi sebebiyle bu bilgi ve belgelerin yurtdışına aktarılması söz konusu olmaktadır. Böyle bir aktarım için İlgili Kişi’nin KVK Kanunu’nun 9. maddesinin 6. fıkrası kapsamında açık rıza göstermesi gerekmekte olup açık rıza gösterilmeden yapılan aktarımlar derhal imha edilecektir. Whatsapp üzerinden veri aktarımına ilişkin olarak KVK Kanunu’nun 9. maddesinin 6. Fıkrasının a bendi kapsamında muhtemel risklerinizi bilgilerinize sunarız: Whatsapp kanalıyla veri paylaşımı, Şirketimiz tarafından tercih edilmemektedir. Dolayısıyla İlgili Kişi’nin bu kanal vasıtasıyla Şirket’e yapacağı paylaşımlar sebebiyle sorumluluk İlgili Kişi’dedir. Şirketimizin bu kanal vasıtasıyla aktarılan verilere ilişkin herhangi bir sorumluluğun bulunmamaktadır. Bu kanal üzerinden gerçekleşecek veri paylaşımları, Whatsapp’ın kendi politika ve veri güvenliği ilkelerine tabidir. İlgili Kişi, esasen Whatsapp kullanarak ilgili politika ve kullanım koşullarını kabul etmektedir. Ancak yine de sizleri Whatsapp tarafından https://www.whatsapp.com/privacy adresi üzerinden paylaşılan gizlilik ve güvenlik politikalarını okumaya davet ediyoruz.

6. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İMHA EDİLMESİ

Şirket, işlediği kişisel verileri mevzuatla belirlenen sürelerde saklamakta olup mevzuatta ayrıca süre belirlenmemiş olması halinde; kişisel veriler Şirketin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak Şirketin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar ve bu süreden sonra sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla uygulamada gerekliliği ortaya konulan süreler boyunca saklanmaktadır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca söz konusu kişisel veriler ilk imha tarihinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİYLE İLGİLİ HAKLARINIZ

KVK Kanunu’nun 11. maddesi çerçevesinde Şirkete başvurarak aşağıda yer alan taleplerinizi bize iletebilirsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
2. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
3. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
4. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
5. KVK Kanunu’nun 7. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini talep etme,
6. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun doğmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda yer alan haklarınızı KVK Kanunu ve 10.03.2018 tarihinde yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümlerine ve ilgili güncel mevzuata uygun olarak kisisel-verilerin-korunmasi-geregince-ilgili-kisi-basvuru-formu.pdf adresinde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Başvuru Formu” kullanılarak;

• Fatih Sultan Mehmet Bulvarı No:252 Macunköy Yenimahalle/ANKARA adresine bizzat/elden teslim edebilir, noter kanalıyla veya iadeli taahhütlü posta yoluyla gönderebilir,
• kvkk@tanoto.com.tr adresine sistemimize kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla gönderebilir,
• tanoto@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik ya da mobil imzalı olarak, kayıtlı elektronik posta adresi aracılığıyla iletebilirsiniz.

İlgili kişinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş noter tasdikli özel vekâletname bulunmalıdır.

Bu kapsamda usulüne uygun bir şekilde Şirkete ileteceğiniz talepleriniz, en geç otuz gün içerisinde neticelendirilecektir. Söz konusu taleplerinizin neticelendirilmesi ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Şirket tarafından başvuru sahibinden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Şirket tarafından CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamı üzerinden başvurunuza cevap verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyetini geçmeyecek şekilde belirlenen ücret talep edilebilecektir.

Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, ilgili kişiye başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Şirketin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.